Systém V6 Program Management podporuje tvorbu a řízení projektového portfolia v rámci celé rozšířené organizace. Poskytuje přístup všem účastníkům projektu ke všem jeho potřebným informacím, standardním šablonám a procesům pro správu veškerých aspektů projektu.
Jakým způsobem řídíte projekty ve vaší organizaci? Používáte k tomu program MS Project?
Víte, kolik vás stojí jeden den zpoždění projektu?A jakým způsobem sledují účastníci vašeho projektu své úlohy?
Využíváte opět již jednou osvědčené projektové plány při plánování nových projektů? Máte přehled o dostupnosti zdrojů pro váš projekt?
Jak řídíte více projektů současně, máte přehled o jejich aktuálním stavu?
Máte přehled o aktuálním stavu projektových týmů? Jste schopen zachytit jejich změny do projektového plánu? A kde máte uložená veškerá data k vašemu projektu?
Máte všechny potřebné materiály (marketingové dokumenty, požadavky zákazníka a komunikaci s ním, úlohy projektového plánu, výrobková data, …) na stejném místě a ihned dostupná?
Chcete pomoct s odpověďmi na tyto položené otázky? Pak pokračujte ve čtení tohoto článku, kde naleznete inspiraci.
Aktuální situace v průmyslu
Uvedení nových výrobků a služeb na trh rychleji, při zachování nebo zlepšení kvality v konkurenčním prostředí se nachází pod konstantním tlakem, kterému se snaží každá výrobní organizace čelit. Úkoly kvalitního řízení projektů a programů v rámci organizace jsou tedy na pořadu dne. Společnosti, které až dosud nepovažovaly řízení projektů a výrobních programu jako důležitou součást svých základních dovedností, se nyní, mnohdy bolestně, přesvědčují, že tyto metody jsou nezbytné pro jejich dlouhodobé přežití.
Řešení, která podporují tyto metody a iniciativy, poskytují základ pro správu projektového portfolia, plánování a řízení zdrojů, a zviditelňují veškeré informace nezbytné pro zefektivnění procesů a zvýšení výkonnostních kapacit výrobní organizace.
Přijetí těchto metodik pro řízení projektů a programů včetně jejich podpůrných řešení není vždy zcela bez problémů. Existuje ještě stále mnoho postupů silně zakořeněných v rámci organizací, které vedou k problémům s řízení programu. Patří mezi ně především:
- projekty jsou zahájeny bez koordinace a spolupráce s funkční exekutivou organizace,
- kvalitní zdroje jsou zapojeny do více projektů, ale bez konzistentních procesů koordinace jejich řízení,
- většina času se vynakládá na přezkoumávání a snižování nákladů projektu, nikoliv na snižování doby jeho cyklu,
- časté konflikty termínů a zdrojů v důsledku neprůhlednosti jejich aktuálního stavu,
- nevyváženost projektových portfolií inklinuje k jejich řízení formou rychlé nabídky, nikoliv poptávkou trhu.
Výhody získané zavedením řešení DS V6 Program Management
Řešení výše uvedených oblastí překračuje individuální dovednosti projektového řízení a tkví ve strategickém přístupu k realizaci projektového řízení. Způsob, jak rozhodovat a dokumentovat a komunikovat portfoliové iniciativy organizace, je právě ta oblast, kde můžeme začít měnit tyto anachronické praktiky. Iniciativy vázané na strategický plán musí být zaměřena na požadavky trhu, nikoliv na dostupnost zdrojů. Portfolio by tedy mělo být vyvážené na obou stranách, požadavkům trhu by měla odpovídat nabídka.
Požadavky trhu řízené v rámci informačního systému by měly určovat, kdy bude odpovídající projekt zahájen (a ukončen) a kdo se jej účastní a kdo jej bude řídit.
Jakmile dojde v rámci strategického řízení organizace k výběru výrobkového sortimentu, následuje další krok, a to, zda je v silách organizace je svými kapacitami realizovat. V případě nedostatečné poptávky na trhu se množství projektů v portfoliu zvyšuje pod tlakem nacházet další zdroje příjmů. Projektoví manažeři se pak ocitají v problémech se zahajováním projektů omezenými zdroji, které pak nutně trvají déle a zvyšují riziko s nedodržením požadované kvalty. Dochází tedy ke konfliktu nad zdroji, přerušuje se multitasking, překračují se termíny. Snížení počtu aktivních projektů by tedy vedlo ke zvýšení uskutečněných projektů v reálném čase. Nástroj, který umožňuje dokumentovat a poskytovat údaje, které zdroje jsou využívány a kde, pomáhá nejen koordinovat zdroje mezi projekty, ale i optimalizovat propustnost portfolia.
Kromě zdrojů, jsou základními kameny řízení projektu náklady a čas. Správa a řízení nákladů projektu nebo programu zavádění nových výrobků na trh je cílem všech výkonných manažerů. Aktuální, přesné a úplné informace pro rozhodování o přidělování zdrojů jsou klíčové. Nicméně, jak je již uvedeno výše, cílem není zaměřovat se pouze na náklady, zvláště pak na úkor optimální propustnosti realizace projektů. Zatímco dodržování rozpočtu je důležité, dodržování harmonogramu je stejně žádoucí, a zviditelnění postavení obou těchto klíčových ukazatelů pomáhá účastníkům rozhodnout včas, dříve než projekt vykolejí.
Otázky, které musí být zodpovězeny, jsou:
- Kolik projektů můžeme dokončit?
- Jak rychle je můžeme splnit?
Nástroj, který sleduje v organizaci klíčové metriky, jako je plán a náklady cíle, a zviditelňuje je vedení, pomáhá snižovat riziko realizace a výsledky projektu. Správné podpůrné nástroje při rozhodování o všech aspektech správy a řízení projektového portfolia přináší organizacím konkurenční výhodu při uvádění správného výrobku požadovaného trhem.
Standardizace procesů uvedení výrobku na trh rovněž pomáhá. Osvědčené, zdokumentované a standardizované procesy umožňují předvídat dodací lhůty a náklady nových projektů. Vycházet z rámce standardizovaných procesů umožní projektovým vedoucím přesně dokumentovat případné změnu od standardu, predikovat jejich dopady a komunikovat je se všemi účastníky projektu. Útvar pro podporu projektů (Program Management Office, PMO) může definovat tyto opakované a osvědčené procesy a příslušní projektoví vedoucí je pak přizpůsobovat svým konkrétním projektům. Díky robustní ENOVIA technologii, může PMO strukturovat nástroje jednak pro podporu jednotlivých projektových vedoucích a rovněž pro efektivní poskytování informací vyššímu managementu. PMO definuje opakovatelné procesy a podpůrné nástroje a sleduje vztahy mezi jednotlivými projekty portfolia. Systém rovněž umožňuje vzájemnou spolupráci více projektových vedoucích nad více projekty souběžně. To vše ve výsledku posouvá organizace do dalších úrovní vyspělosti v této oblasti.
Výkonní manažeři, ale i ostatní účastníci projektů, generují v průběhu projektu množství informací o stavu a dokončení jednotlivých úloh a tyto informace jsou ve skutečnosti duševním vlastnictvím organizace a musí být spravovány v rámci programu tak, aby systém mohl kromě řízení procesu vývoje a realizace výrobku i poskytovat aktuální informace o stavu a dynamice projektů, chránit duševní vlastnictví organizace pro jeho budoucí opětovné využití a poskytovat metriky a analýzy trendů pro podporu rozhodovacích procesů. Veškeré tyto požadavky splňuje DS V6 Program Management řešení v rámci svých nástrojů pro tvorbu a správu projektového portfolia, tvorbu standardů v rámci PMO, řízení zdrojů, rizik a termínů v rámci celé organizace, poskytující snadno dostupné, aktuální, přesné a životaschopné informace o stavu projektu pro podporu rozhodování a v důsledku pro usnadnění inovací v organizaci.
ENOVIA V6 poskytuje řadu produktů, které společně přinášejí uživatelům výhody při tvorbě, správě a řízení portfolia projektů v reálném čase.
Jsou to:
- ENOVIA Live Collaboration jako základ pro ukládání a sdílení informací o projektech v rámci rozšířené organizace,
- ENOVIA Program Central pro tvorbu a správu portfolia a jednotlivých projektů,
- ENOVIA Collaborationfor Microsoft, integrace s MS Office a MS Project,
- ENOVIA Program Experience, odlehčený interface pro členy projektového týmu k aktualizaci stavu úkolů a zobrazení souvisejících informací.
Závěr a shrnutí
V6 Program Management řešení pomáhá společnostem efektivně spravovat programy a projekty a umožňuje společnou správu a řízení PLM a projektových dat mezi dislokovanými vývojovými a projektovými týmy v rámci globálních hodnotových řetězců zaměstnanců, zákazníků, dodavatelů a partnerů. Díky těsné integraci PLM řešení s MS Project produktem váže produktové a procesní údaje s plánováním projektů, jejich úloh a zdrojů a poskytuje pravdivější vizuální přehled o reálném stavu a průběhu projektů, zajišťuje distribuci jednotlivých úloh účastníkům projektu, umožňuje správu více projektů (úloh) včetně jejich vzájemných závislostí a usnadňuje opětovné použití dat z předchozích projektů, čili rychlý start nového projektu.
Webové stránky aktuality: http://www.technodat.cz/dassault-systemes-v6-program-management
